Contabilidade precisa e atualizada é a espinha dorsal de qualquer pequena empresa de sucesso. Não importa que tipo de negócio você opera, uma compreensão das melhores práticas de contabilidade é essencial para manter seu negócio funcionando sem problemas, agora e no futuro.
Se aprender os truques da contabilidade para pequenas empresas parece intimidador, não tenha medo. Descubra as diferentes opções disponíveis para você e por que é tão importante manter registros financeiros detalhados.
Será ainda mais fácil manter seus registros organizados, controlar o gerenciamento de tempo, enviar faturas e muito mais em um software de contabilidade empresa baseado em nuvem .
Qual é o papel de um contador
Escrituração é a parte da contabilidade que se preocupa com a coleta e organização de documentos financeiros. Isso significa que é função do contador reunir, organizar e arquivar todos os dados relacionados às finanças da sua empresa. Um contador é responsável por compilar:
- Faturas
- Recibos
- registros de folha de pagamento
- extratos de conta
- Extratos bancários e de cartão de crédito
- Formulários e declarações fiscais
Embora a contabilidade englobe essas funções de coleta de dados, esse campo também tende a envolver a análise dos números e a realização de projeções de lucros e perdas. No entanto, a contabilidade como um termo não inclui necessariamente tais cálculos e análises de longo prazo. Dito isso, uma boa contabilidade garante que você tenha os números e dados necessários para ajudar seu contador a fazer previsões sobre o futuro de sua empresa e diagnosticar a saúde financeira de sua empresa.
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A importância da contabilidade em uma pequena empresa
Rastreamento da Rentabilidade
Acompanhar a lucratividade da sua empresa permite que você acompanhe seus ganhos ao longo do tempo e planeje maneiras de melhorá-los no futuro. As medidas de lucratividade permitem que você rastreie as transações com facilidade e rapidez e determine quanto sua empresa ganha com o estoque. Alguns índices de lucratividade úteis que permitem avaliar a eficiência da sua empresa incluem:
- Taxa de margem bruta
- Margem de lucro
- Taxa de retorno sobre ativos
- Retorno sobre patrimônio
- Retorno sobre o capital empregado
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Manter o fluxo de caixa e melhorar a gestão financeira
Como proprietário ou contador responsável de uma pequena empresa, você deve estar ciente dos fluxos de receita de sua empresa. Com uma contabilidade precisa, você pode saber quanto sua empresa está ganhando em termos de receita e acompanhar seus gastos para garantir que você tenha dinheiro suficiente para cobrir suas despesas comerciais. Registros financeiros adequados facilitam a análise do estado financeiro de sua empresa e a determinação das áreas que precisam ser melhoradas.
A contabilidade ajuda você a se preparar para a tributação
Se você executar uma inicialização, poderá economizar tempo registrando todas as transações à medida que elas surgirem. Isso evita que você rastreie informações financeiras importantes para o final do período fiscal no último minuto. Com uma contabilidade adequada, você pode determinar os tipos de impostos e calcular o valor a pagar antecipadamente.
Relatórios mais fáceis
Como proprietário de uma empresa, você é responsável por relatar dados financeiros cruciais sobre sua empresa para potenciais investidores e outras partes interessadas. Programas de contabilidade que incorporam gráficos, tabelas e outros recursos visuais facilitam o aumento da precisão dos dados e melhoram a comunicação quando você está atraindo investidores.
Você também é responsável por se comunicar com seus funcionários e permitir que eles conheçam a situação financeira de sua empresa. Eles precisam saber se a empresa está progredindo e como contribuem para seu crescimento. A contabilidade contábil garante que você tenha as informações certas para conversar com sua equipe e fazê-la se sentir parte da empresa.
Avalie o desempenho e planeje o futuro
A contabilidade precisa ajuda a rastrear os registros financeiros de sua empresa e avaliar seus níveis de desempenho. Você pode olhar para trás, ver padrões e até fazer comparações com anos anteriores. A contabilidade permite que você tenha uma maior compreensão das áreas dentro do seu negócio onde você pode cortar custos.
Pode ser necessário reformular a estratégia e fazer ajustes para garantir que você permaneça no controle de seus negócios.
A contabilidade adequada também permite que você determine as áreas dentro de sua empresa que poderiam se beneficiar de melhorias. Se você é um pequeno empresário, é necessário fazer projeções e prever o futuro do seu negócio. A contabilidade contábil permite que você saiba se sua pequena empresa precisa de funcionários extras ou requer mudanças operacionais.
Quais registros financeiros você deve manter?
Uma obsessão com a documentação é uma boa característica de um pequeno empresário. Certifique-se de manter o seguinte:
- Recibos
- Faturas
- registros de folha de pagamento
- Extratos bancários e de cartão de crédito
- Declarações de investimento
- declarações fiscais
Reserve um tempo para organizar seus registros, quer isso signifique comprar um arquivo ou quebrar o fabricante de etiquetas. Salvar seus registros na nuvem também garante que eles sejam facilmente acessíveis em formato digital a partir de qualquer dispositivo. Certificar-se de que seus registros estão bem organizados pode evitar uma grande dor de cabeça se você for submetido a uma auditoria.
Como proprietário de uma empresa, você é obrigado a manter registros financeiros e fiscais por seis anos após o ano fiscal em que foram recebidos; é uma boa ideia manter esses registros arquivados em formato impresso e digital para aumentar a segurança. Registros com mais de seis anos podem ser descartados com segurança contratando uma empresa profissional de trituração de documentos. Para registros digitais.
Preparação de relatórios financeiros
Os relatórios financeiros constituem uma grande parte do que os contadores fazem no dia-a-dia. Um relatório financeiro detalhado geralmente inclui os três elementos a seguir:
- balanço patrimonial
- Declaração de renda
- Declaração de fluxo de caixa
Como proprietário de uma empresa, você provavelmente terá que criar um relatório financeiro completo pelo menos uma vez por ano, para fins fiscais. No entanto, há muitos motivos para fazer demonstrações financeiras trimestrais ou mensais também. Relatórios financeiros frequentes são uma ótima maneira de verificar seu orçamento e descobrir onde você pode fazer ajustes, se necessário.
Métodos de Escrituração
Escrituração Manual
A contabilidade manual é a forma “tradicional” de preparar e documentar os registros financeiros de sua empresa. Nesse método, você pode usar um livro-razão de papel e caneta ou um programa off-line como o Microsoft Excel ou o Word para registrar receitas, despesas, juros e qualquer um dos outros itens de fluxo de caixa que aparecem em um relatório financeiro. O método manual pode funcionar se você preferir uma abordagem prática, mas também pode consumir muito tempo e deixar mais espaço para erros humanos.
Método de Escrituração Online
A contabilidade online usa um software que cuida da maioria dos cálculos e entrada de dados para você. Um programa como o software de contabilidade em nuvem, por exemplo, pode ajudá-lo a rastrear receitas e despesas muito mais rapidamente do que com um livro tradicional.
Também é possível vincular seu software de contabilidade na nuvem a outros programas financeiros usados por sua empresa, como seu banco on-line ou aplicativos de pagamento móvel. Com todo o seu software vinculado por meio da nuvem, os pagamentos que você faz e recebe podem ser registrados automaticamente em um livro-razão digital. O programa de software pode então fazer os cálculos para você, fornecendo uma imagem precisa de sua receita e gastos totais que são atualizados sempre que seu dinheiro é movimentado.
O software de contabilidade em nuvem também oferece opções para folha de pagamento, rastreamento de despesas e inventário . Um programa como este torna muito mais fácil verificar seus registros em seu laptop ou smartphone, mesmo quando você está fora do escritório.
Qual é a diferença entre escrituração de partidas simples e partidas dobradas?
Na escrituração de partidas simples, cada transação é registrada como uma única entrada em um livro, enquanto na escrituração de partidas dobradas, uma transação é registrada duas vezes. Por exemplo, se você fizer uma venda de $ 30, no sistema de entrada dobrada, essa transação pode ser registrada como um ganho em seu livro de receita e como uma dedução do valor total de seu estoque.
A contabilidade de entrada única é mais simples – você só precisa registrar cada transação uma vez. Isso pode ser suficiente para empresas muito pequenas que não são incorporadas. Por exemplo, se você trabalha em período integral, mas tem um negócio paralelo vendendo joias feitas à mão, a contabilidade de entrada única provavelmente é suficiente para registrar seus lucros e despesas desse negócio paralelo, para que você possa reivindicar os valores de seus impostos.
No entanto, se sua empresa for incorporada ou se for sua única fonte de renda, o método de entrada única simplesmente não será suficiente. O método de dupla entrada deixa menos espaço para erros, tornando-o a melhor escolha para equilibrar livros complexos. Além disso, não é realmente muito mais complicado. Com a ajuda do software de contabilidade em nuvem para contabilidade de pequenas empresas, você pode praticamente automatizar o processo.
Lembre-se de que a simplicidade da contabilidade de entrada única não permite a conformação GAAP. Essa incapacidade de conformidade com os requisitos do GAAP pode não se aplicar a empresas muito pequenas, que precisam apenas ilustrar um método para atender aos requisitos de relatórios de impostos e funcionários. Qualquer empresa que deva destacar lucros retidos de fluxo de caixa ou qualquer outra mudança em uma posição financeira deve usar um sistema de contabilidade de partidas dobradas.
Dinheiro versus Provisão
Tanto o método de entrada simples quanto o de entrada dobrada podem funcionar em conjunto com o caixa ou a contabilidade de competência.
Para entender a diferença entre esses dois métodos, veja este exemplo. Digamos que você tenha encomendado algumas novas peças de máquinas de um fabricante. Você encomendou as peças em janeiro e o fabricante lhe enviou uma fatura no mesmo mês. No entanto, você não paga a taxa até receber as peças, em fevereiro.
No método de caixa, você registra a transação somente quando o dinheiro realmente mudou de mãos. Assim, mesmo que você tenha recebido uma fatura em janeiro, você registraria a despesa como uma transação à vista em fevereiro, na data em que foi paga.
Já no regime de competência, você registraria a despesa em janeiro, na data em que recebesse a fatura — independentemente de quando acabasse pagando as peças.
Então, qual desses métodos você deve usar em sua contabilidade para obter a imagem melhor e mais precisa de seus hábitos de consumo? Isso pode depender do tamanho e da complexidade do seu negócio.
O método de caixa de contabilidade é inegavelmente mais fácil. Ao registrar transações em dinheiro quando o dinheiro realmente muda de mãos, você pode simplesmente cruzar seus extratos bancários com seus registros contábeis para garantir a precisão. Dito isto, o método de caixa também tem o potencial de ser um pouco enganador – se você atrasou o pagamento de uma conta em um mês, por exemplo, seus registros podem acabar mostrando uma grande quantia paga por serviços públicos em um mês e nada no outro mês. , gerando confusão.
Este método também não leva em conta a perda de estoque. Talvez você tenha pedido alguns suprimentos, mas acabou não os usando. Registrar apenas o custo desses suprimentos com o método de caixa pode fornecer uma imagem imprecisa de quanto você está – ou deveria estar – gastando em suprimentos.
O método de competência é um pouco mais difícil, pois seus extratos bancários podem não refletir os valores em sua folha de renda. No entanto, o método de competência é o método exigido para grandes corporações no Canadá e, além disso, tende a fornecer uma imagem mais precisa de suas finanças gerais.
O software de contabilidade pode ajudá-lo a entrar no método de contabilidade de competência, garantindo que seus registros sejam precisos, com base nas informações de seu cartão de crédito ou aplicativos de pagamento. Se você planeja expandir seus negócios no futuro, provavelmente desejará se acostumar a usar esse método.
O método de contabilidade LIFO
O que é contabilidade LIFO ? LIFO significa Last In, First Out. É um dos métodos que você pode usar para determinar o valor atual de seu estoque se você operar um negócio de varejo. Este método de contabilidade presume que seus produtos mais recentes (último a entrar) serão os primeiros a serem vendidos (primeiro a sair). Se seus custos de estoque flutuarem entre o primeiro e o último item, esse método de contabilidade ajuda a manter os registros mais precisos possíveis.
Se você fabrica mercadorias, seus lançamentos contábeis de estoque refletirão vários estágios de conclusão. Se você produz móveis de madeira, parte de seu estoque pode ser produtos de madeira inacabados, móveis atualmente na linha de montagem e peças acabadas. Em seu livro-razão, o estoque de produtos acabados refletirá o número de cada tipo que você possui a qualquer momento.
Após a venda de alguns de seus itens acabados, você pode acompanhar o custo dos produtos vendidos incluindo todos os custos diretos. Isso pode ser feito pelo método tradicional ou pelo custeio baseado em atividades . Você pode calcular seus custos diretos e indiretos realizando uma atribuição de custo para cada tipo de bem que produz ou serviço que fornece.
O método de contabilidade FIFO
A contabilidade FIFO , ou primeiro a entrar, primeiro a sair, é um método de avaliação de estoque. É basicamente uma suposição para fins de fluxo de custos que afirma que os primeiros produtos que você comprou são os primeiros produtos que você vendeu. Essa suposição se assemelha mais a um fluxo real de produtos, ganhando a distinção como o método de avaliação mais correto em teoria. Considere o supermercado local – os primeiros galões de leite que a loja comprou para vender aos clientes são os primeiros galões vendidos normalmente. Caso contrário, muito leite (produto) estragaria, gerando prejuízo para o armazém.
Ao criar o balanço patrimonial da empresa, o método FIFO de avaliação oferece custos que mais se assemelham aos custos incorridos mais recentemente. Por outro lado, também compara os custos mais antigos de compras de estoque com as receitas que estão chegando, o que significa que a receita x custo não é necessariamente refletida adequadamente, resultando em uma margem bruta potencialmente maior do que a real.
Seja qual for o método de contabilidade que você escolher, a melhor maneira de garantir que você está colocando os pontos nos is e cruzando os t é manter a ordem na maneira como gerencia sua contabilidade. Você pode fazer isso implementando o GAAP.
O que é GAAP?
GAAP significa Princípios Contábeis Geralmente Aceitos, que são os melhores métodos que você pode usar para rastrear e gerenciar as finanças de sua empresa. Porque? Esses são métodos usados pela maioria das pessoas na profissão contábil; portanto, se sua contabilidade for questionada, seus métodos serão aceitos por outras pessoas.
Algumas maneiras pelas quais você pode começar a usar o GAAP são padronizar seu plano de contas , classificar seus ativos nos balanços da empresa e implementar um sistema de correspondência de três vias para garantir que você nunca pague uma fatura em dobro ou pague por produtos não solicitados ou recebidos.
O que é Valor Presente Líquido?
O Valor Presente Líquido (VPL) do seu negócio é um cálculo que ajuda você a analisar possíveis projetos ou investimentos que podem valer a pena. O cálculo do NPV é um instantâneo de um período de tempo que ilustra quanto dinheiro você recebeu versus quanto você pagou.
Ele ajuda você a estimar se um determinado projeto ou investimento resultaria em mais dinheiro entrando ou se você perderia dinheiro no empreendimento. Entender como calcular o Valor Presente Líquido é benéfico para o seu planejamento financeiro de longo prazo.
Custo histórico
Seu objetivo na contabilidade é manter a conta detalhada com mais precisão das finanças da empresa. Para fazer isso, você deve considerar o custo histórico de determinados itens. Determinar o custo histórico de algo que você comprou ou adquiriu é apenas contabilizar a compra ou aquisição pela taxa que você pagou na época.
Isso significa que você terá uma avaliação precisa do item e suas despesas relacionadas à depreciação serão precisas. O custo histórico pode levar em consideração quando você contabiliza compras de valor fixo .
Contas a Receber e Contas a Pagar
Depois de vender mercadorias ou prestar um serviço, você fatura o comprador. Uma vez apresentada a factura, o valor da venda passa a ser-lhe devido. Este é o dinheiro que você deve receber, portanto, sua colocação em seu livro-razão geral em Contas a Receber. Rastreie os compradores que pagaram contra aqueles que não pagaram, ilustrando o índice de rotatividade de contas a receber de sua empresa .
Quaisquer quantias que você deva a fornecedores ou outras agências por bens ou serviços fornecidos são colocadas em Contas a Pagar. Contas a pagar é uma conta de despesas que permite saber quanto dinheiro você deve aos seus credores. Aluguel, seguro empresarial e assinaturas de software são despesas que você paga antes de receber o benefício do serviço — essas são despesas pré-pagas .
Ao contabilizar despesas diferidas , sua contabilidade refletirá o mês em que você realmente usufrui do benefício da despesa, e não o mês em que a pagou. Conforme ilustrado acima, entre os dois métodos básicos de contabilidade (dinheiro ou competência), você pode contabilizar melhor as despesas pagas antecipadamente usando o método de competência.
Uma despesa comum em que algumas pequenas empresas incorrem é a folha de pagamento . Se sua empresa incorporar vendas físicas com vendas on-line, a folha de pagamento será diferente entre as duas. Para analisar qual tipo de venda representa o maior lucro para sua empresa, você deve separar as vendas presenciais das vendas online.
À medida que você equilibra as contas a receber com as contas a pagar, o resultado é o seu lucro líquido. Divida esse valor pelo valor das vendas líquidas para obter sua margem de lucro. Se a proporção entre receita e dívida for pequena, você estará operando com uma margem de lucro estreita. Analise onde você pode cortar alguns custos e pode melhorar uma margem de lucro estreita . Você também pode acompanhar sua margem bruta semanalmente, quinzenalmente ou mensalmente com base em suas vendas.
Declaração de Imposto 101
Todo mundo espera por um grande retorno de impostos na primavera. Como proprietário de uma pequena empresa, uma contabilidade sólida é a melhor maneira de garantir que você obtenha o máximo de seu retorno. Se você está contratando um contador externo para fazer seus impostos, fornecer a esse contador registros financeiros detalhados não apenas torna o trabalho mais rápido, mas também mantém o controle de cada centavo que entrou em sua empresa durante o ano pode abrir oportunidades para impostos deduções e retornos que você pode não ter considerado.
No Canadá, há uma grande variedade de categorias que podem ser reivindicadas como despesas comerciais, incluindo, mas não se limitando a:
- Taxas de seguro
- Contribuição predial
- Custos de refeições e entretenimento
- Taxas de contas
- Viagem
- Suprimentos
Pode ser difícil lembrar de todos esses itens de imediato, mas se você mantiver livros detalhados, no final do ano terá um registro de cada item em que gastou dinheiro e poderá verificar esse registro com a lista de dedutíveis . despesas comerciais da Canada Revenue Agency e saiba exatamente quais valores você pode ou não reivindicar.
No início do ano, dê uma olhada na lista de despesas dedutíveis e determine em quais categorias você provavelmente gastará dinheiro. Considere criar uma pasta de arquivo rotulada para cada uma dessas categorias de despesas. Dessa forma, ao fazer uma compra, você pode arquivar imediatamente o recibo na categoria de despesas aplicável, economizando tempo quando precisar fazer seus cálculos de despesas.
A contabilidade ao longo de alguns anos também facilita a estimativa de quanto imposto você deve. Se seus lucros e perdas permanecerem um tanto estáveis ao longo de alguns anos, você pode ter uma ideia de quanto precisará reservar a cada ano para impostos ou quanto deve cobrar de seus clientes pelo GST ou HST.
Cada província do Canadá tem um limite diferente para quando um empresário é obrigado a pagar impostos em parcelas trimestrais, em vez de um montante fixo no final do ano.
- Em Quebec, o limite anual é de $ 1.800 em impostos líquidos devidos
- Em todas as outras províncias e territórios, o limite anual é de $ 3.000 em impostos líquidos devidos
Em todos os casos, sua empresa precisa exceder o limite de impostos por dois anos consecutivos. Por exemplo, imagine que você administra uma empresa em Ontário e, no ano passado, devia US$ 3.500 em impostos após a declaração. Você verifica seus registros financeiros e descobre que os negócios foram mais lentos este ano, e seus impostos líquidos estimados devidos serão de apenas $ 2.900 este ano. Nesse caso, você ainda pode pagar seus impostos de uma só vez no final do ano. No entanto, se o seu negócio foi estável este ano e você deve mais uma vez mais de US $ 3.000, precisará começar a pagar em parcelas trimestrais.
Se você está pagando seus impostos em prestações, os relatórios financeiros trimestrais e até mensais podem ser realmente úteis. Uma imagem clara de sua renda em um trimestre específico facilita a estimativa de quanto imposto pagar naquele período de três meses.
Encontrar um contador
Até agora você deve ter uma boa idéia dos meandros da contabilidade de pequenas empresas. O Canadá é o lar de muitos contadores e guarda-livros experientes e conhecedores que podem ajudá-lo a desenvolver um sistema de manutenção de registros financeiros. Um ProAdvisor pode ajudá-lo com a contabilidade de pequenas empresas e instalar ou aprender a usar o software de contabilidade em nuvem.
Os diretórios da empresa Chartered Professional Accountant no site da CPA Canada são outro ótimo lugar para encontrar um contador. Cada província e território tem sua própria versão deste site, que pode ajudá-lo a encontrar um CPA qualificado em sua região ou indicar cursos e qualificações para aprimorar suas próprias habilidades.
Os padrões de contabilidade e relatórios comerciais variam ligeiramente de província para província, por isso é importante que você encontre um contador que esteja baseado na mesma região onde você está operando seu negócio.
Idealmente, você também deseja encontrar um contador ou uma empresa de contabilidade com experiência em seu setor. Assim como os padrões de relatórios variam regionalmente, eles também variam de acordo com o setor. Em caso de dúvida, não tenha medo de conversar com outros empresários e descobrir como eles contrataram um contador e quais métodos de contabilidade preferem usar.
Conclusão
Há muito a aprender, mas uma boa contabilidade de qualidade não precisa ser complicada. Siga estas etapas para começar a contabilidade de pequenas empresas:
- Salve e organize todos os seus registros e recibos
- Determine qual método de contabilidade (partida simples ou dupla; caixa ou acréscimo, etc.) funciona melhor para você
- Baixe software de contabilidade em nuvem de qualidade
- Pratique a criação de um relatório financeiro detalhado
- Contrate um contador profissional para lhe mostrar as cordas
O software de contabilidade on-line pode ajudá-lo a entender seus relatórios financeiros, revisar seu orçamento e se preparar para impostos.